Văn phòng ảo “bứt phá” trong mùa dịch

Ảnh minh họa

Từ lâu, khái niệm văn phòng ảo không còn xa lạ với các doanh nghiệp, đặc biệt là các Starup (khởi nghiệp). Bởi hầu hết Startup đều gặp khó khăn trong quá trình khởi nghiệp. Chính vì thế, mô hình dịch vụ văn phòng ra đời, phát triển mạnh mẽ ở thị trường văn phòng TP.HCM. Đây là giải pháp tối ưu nhất giúp họ sở hữu một văn phòng đẹp, ấn tượng. 

Văn phòng ảo thực chất là một văn phòng truyền thống với đầy đủ trang thiết bị văn phòng. Tại đây, dịch vụ cung cấp cho người thuê một địa chỉ đăng ký kinh doanh đắc địa với chi phí chỉ từ 700.000 đồng đến 2,4 triệu mỗi tháng với những dịch vụ cơ bản như: địa chỉ đăng ký hay địa chỉ nhận thư; hoặc từ 2,8 triệu đến 6 triệu mỗi tháng cho các dịch vụ đầy đủ hơn như sử dụng không gian làm việc, internet hay cà phê. Đồng thời, cung cấp các tiện ích của một văn phòng cao cấp như: phòng họp, khu vực tiếp khách, điện, nước, internet… Chính vì những ưu thế này mà thời gian qua văn phòng ảo thu hút được sự quan tâm của đông đảo khách hàng, doanh nghiệp. Đặc biệt, trong giai đoạn khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid-19, dịch vụ văn phòng ảo càng “sống khỏe”.

Theo khảo sát của các đơn vị nghiên cứu, vài tháng qua, mô hình đầu tư kinh doanh văn phòng ảo tại TP.HCM đang dịch chuyển từ làn sóng ngầm năm 2019-2020 thành sóng lớn đầu năm 2021. Một thương hiệu văn phòng ảo phổ biến trong giới khởi nghiệp ban đầu chỉ có địa điểm duy nhất tại một tòa nhà trên phố đi bộ Nguyễn Huệ, quận 1 nay đã mở rộng ra quận 2 (Thảo Điền), Bình Thạnh (trục đường Điện Biên Phủ) và TP. Thủ Đức (tọa lạc trên Quốc lộ 13) với dữ liệu khách thuê lên đến hàng nghìn doanh nghiệp. Khách thuê văn phòng ảo của đơn vị này là giới trẻ khởi nghiệp, các công ty quy mô cực nhỏ (1-3 người) và các công ty bán hàng trực tuyến, công ty công nghệ trụ sở ở châu Âu, Mỹ, Nhật, Trung Quốc, Singapore đặt chi nhánh tại TP.HCM. 

Từ cuối năm 2019, các văn phòng ảo đã tung ra nhiều khuyến mại để thu hút và hấp dẫn người thuê, như trả tiền một năm tặng thêm 1-2 tháng tiền thuê văn phòng ảo, tặng thêm dịch vụ... Trong năm 2020, bất chấp dịch bệnh và giãn cách xã hội đã khiến giá văn phòng cho thuê truyền thống chịu áp lực giảm mạnh, riêng giá cho thuê văn phòng ảo vẫn giữ nguyên cả năm.

Đầu năm 2021, cùng với niềm tin vaccine và sự quyết liệt trong phòng chống dịch Covid-19 của Chính phủ, thị trường văn phòng ảo đang ấm lên. Các nhà kinh doanh văn phòng ảo cũng bắt đầu mở thêm chi nhánh, mở rộng mạng lưới do nắm bắt nhu cầu và xu hướng của các doanh nghiệp, khi họ phải tinh gọn bộ máy nhân viên, cắt giảm chi phí. Hiện số lượng công ty đơn vị dịch vụ văn phòng ảo đã phát triển nhiều, với số lượng gần gấp đôi so với 2020.

Ông David Jackson - Tổng Giám đốc Colliers Việt Nam nhận định, dịch Covid-19 khiến nhiều người phải làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà với quãng thời gian nhiều hơn đáng kể và điều tuyệt vời là hiệu quả vẫn rất cao. Không phải đến công sở nên mỗi sáng, nỗi ám ảnh với kẹt xe, quãng đường dài và thời gian di chuyển đến văn phòng làm việc không còn là mối bận tâm nữa, trong khi cha mẹ có nhiều thời gian hơn cho con cái và gia đình mình. 

Sự nở rộ của các ứng dụng gọi video khiến cho làm việc họp hành, thảo luận, cập nhật tình hình… thực sự rất tiện lợi. Hơn nữa, cùng với đà tăng trưởng kinh tế năng động của Việt Nam, ngày càng nhiều người trẻ với ý chí cao độ và khả năng sáng tạo đáng nể đã quyết định khởi nghiệp với định hướng của riêng mình. Điều đương nhiên là ở giai đoạn khởi đầu, các dự án này đôi khi chỉ cần một địa chỉ văn phòng được đăng ký ở một địa chỉ nhất định và thế là sau đó họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, tại nhà hoặc quán café. Đây cũng chính là những lý do tạo ra nhu cầu cao cho phân khúc văn phòng ảo trong năm 2021 này và những năm tiếp theo. 

Điều này vô hình trung lại tạo ra cơ hội mới, nhất là với những đơn vị đang vận hành các tòa nhà văn phòng truyền thống với tỷ lệ lấp đầy không cao. Có thể văn phòng ảo chỉ là một phân khúc ngách trước đây, nó sẽ dần trở nên phổ biến hơn trong vài năm tới. Hơn nữa, chi phí biên (marginal cost) để cung cấp dịch vụ cho những người thuê kế tiếp là rất nhỏ và điều này tiếp tục tạo thêm lợi thế. 

Văn phòng ảo có 2 lợi thế chính. Đầu tiên chính là giá rẻ hơn rất nhiều so với văn phòng truyền thống và văn phòng làm việc chung (co-working space). Ngoài ra, người thuê văn phòng ảo cũng không cần phải bận tâm đến các chi phí sửa chữa hay thiết kế. Thêm vào đó, giá cả các dịch vụ cộng thêm như in ấn hay phòng họp lại rất dễ chịu. Rõ ràng những điều này giảm đáng kể gánh nặng về chi phí vận hành so với khi thuê văn phòng kiểu truyền thống.

“Khi mới khởi nghiệp, việc làm thương hiệu giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi là rất quan trọng. Thường thì những địa điểm đặt văn phòng ảo tọa lạc tại các khu trung tâm hay ở những tòa nhà hiện đại, vậy nên nếu doanh nghiệp đăng ký địa chỉ tại những địa chỉ này thì sẽ có thêm “chất xúc tác” để khiến thương hiệu trở nên tốt hơn”, ông David Jackson phân tích.