Đắk Lắk: Nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ hồ sơ đất đai

Nỗi lo mục nát hồ sơ

Mỗi thửa đất của hộ gia đình, cá nhân và tổ chức, doanh nghiệp đều có một bộ hồ sơ kèm theo, hồ sơ này yêu cầu phải lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác quản lý về đất đai và là cơ sở để giải quyết các giao dịch phát sinh, cũng như giải quyết các vướng mắc hay tranh chấp xảy ra. Thế nhưng, tại Đắk Lắk, việc lưu trữ hồ sơ đất đai tại các Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ cấp huyện đang gặp nhiều khó khăn vì không có kho lưu trữ hoặc có nhưng quá tạm bợ.

Ông Y Chuen Knul - Giám đốc Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ thị xã Buôn Hồ (Đắk Lắk) cho biết: “Hiện, trụ trở làm việc của Chi nhánh đang mượn một số phòng chung với tòa nhà trụ sở của Phòng TN&MT thị xã Buôn Hồ, nơi làm việc cũng rất chật hẹp, căn phòng rộng hơn 10m2 nhưng phải sắp xếp 5 đến 6 người ngồi chung làm việc, không còn nơi để làm kho lưu trữ hồ sơ. Do đó, Chi nhánh đã được hỗ trợ làm một kho tạm kết cấu khung sắt thưng tôn xung quanh đặt phía sau trụ sở.

Không chỉ thế, hồ sơ lưu trữ tại kho tạm còn đối mặt với nguy cơ xâm hại của các loại côn trùng như chuột, mối, mọt; đã có những bộ hồ sơ bị nhoè chữ, các trang giấy dính vào nhau gây khó khăn cho việc tra cứu, giải quyết các thủ tục biến động tách, hợp thửa. Hơn nữa, kho lưu trữ tạm cũng rất nhỏ không thể lưu trữ hết hồ sơ nên Chi nhánh Văn phòng đã phải tận dụng mọi nơi trống trong phòng làm việc để lưu hồ sơ khiến cho phòng làm việc đã chật lại càng chặt hẹp hơn”.

Công tác lưu trữ hồ sơ đất đai tại Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Krông Buk (Đắk Lắk) cũng gặp nhiều khó khăn. Để có kho lưu trữ hồ sơ, Chi nhánh đã phải mượn gầm cầu thang của toà nhà trụ sở UBND huyện Krông Buk để làm kho lưu trữ hồ sơ đất đai. Ông Lê Ly Đa - Giám đốc Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Krông Búk cho hay: “Việc phải tận dụng gầm cầu thang toà nhà UBND huyện làm kho lưu trữ hồ sơ đất đai của Chi nhánh đang gây rất nhiều khó khăn cho việc lưu trữ hồ sơ đất đai.

Bởi không đủ chỗ để lưu trữ hồ sơ một cách khoa học dễ cho việc tra cứu, tìm kiếm khi cần. Hơn nữa, gầm cầu thang tòa nhà đặt rất nhiều thiết bị điện, ổ điện, cầu giao của tòa nhà nên nguy cơ xảy ra cháy, nổ là rất lớn. Vẫn biết nếu hồ sơ đất đai không may bị mục nát, cháy thì sẽ rất khó cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh sau này như: đăng ký biến động, tách thửa, hợp thửa hay xảy ra tranh chấp. Thế nhưng Chi nhánh Văn phòng không còn sự lựa chọn nào khác”.

Nhu cầu cấp thiết

Ông Nguyễn Đình Thuận - Giám đốc Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Đắk Lắk chia sẻ: "Khó khăn về cơ sở vật chất đang hiện hữu tại 15 Chi nhánh trực thuộc Văn phòng. Trong đó, kho lưu trữ hồ sơ là rất nan giải bởi do không có kho, các Chi nhánh đều phải sử dụng kho tạm bợ để lưu trữ hồ sơ. Đa số là sử dụng kho khung sắt vách thưng tôn bên cạnh trụ sở làm việc mà các Chi nhánh đang nhờ dùng chung với Phòng TN&MT các huyện. Một số Chi nhánh thì tận dụng các chỗ trống của các tòa nhà của UBND huyện để làm kho như gầm cầu thang, các nhà xe…

Thậm chí, Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Krông Năng phải sửa lại nhà toilet của trụ sở Phòng TN&MT huyện đã bỏ đi để làm kho lưu trữ. Còn phòng làm việc của nhân viên cũng được tận dụng những chỗ trống để lưu trữ hồ sơ. Việc sử dụng kho tạm bợ đang gây nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ hồ sơ đất đai và đứng trước nguy cơ mục nát do ẩm thấp, công trùn cán phá làm hư hỏng và cháy là rất lớn. Tuy nhiên, để khắc phục tình trạng này thì vượt khả năng và thẩm quyền của Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Đắk Lắk”.

Ông Trần Đình Nhuận - Phó Giám đốc Sở TN&MT Đắk Lắk cho biết: “Trong quá trình kiểm tra, giải quyết các công việc, lãnh đạo Sở TN&MT yêu cầu việc lưu trữ hồ sơ đất đai phải khoa học, dễ tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết. Đặc biệt, hồ sơ đất đai yêu cầu phải lưu trữ cẩn thận, lâu dài để phục vụ cho công tác quản lý đất đai cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc tranh chấp sau này. Song, đứng trước thực trạng không có trụ sở làm việc và kho lưu trữ hồ sơ đất đai tại 15 Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ như hiện nay thì những yêu cầu trên là khó thực hiện”.

Hiện, công tác đầu tư cho cơ sở vật chất như nơi làm việc, kho lưu trữ và các trang thiết bị phục vụ hoạt động của Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ các huyện, thị xã, thành phố đã được lãnh đạo Sở TN&MT kiến nghị UBND tỉnh Đắk Lắk bố trí kinh phí đầu tư nhưng đến nay vẫn chưa thể thực hiện được. Vậy, nếu tình trạng kho lưu trữ hồ sơ đất đai tại các Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ tiếp tục phải sử dụng kho tạm bợ, tận dụng như hiện nay thì trong thời gian tới, sẽ không còn nơi để lưu trữ và việc lưu trữ khoa học, dễ tra cứu, lâu dài, an toàn là nhiệm vụ bất khả thi.