Trước đây, hệ thống VPĐK quyền sử dụng đất trên địa bàn tỉnh hoạt động theo mô hình hai cấp. Trong đó VPĐK quyền sử dụng đất cấp tỉnh (Văn phòng cấp tỉnh) trực thuộc Sở TN&MT, 12 VPĐK quyền sử dụng đất cấp huyện (Văn phòng cấp huyện) trực thuộc Phòng TNMT các huyện, thị xã, thành phố.
Tuy nhiên, mô hình hoạt động hai cấp phát sinh nhiều khó khăn, bất cập. Văn phòng cấp huyện có khối lượng công việc lớn, trong khi nhân sự ít. Người lao động thường xuyên phải phối hợp thực hiện nhiệm vụ khác như giải quyết đơn thư, khiếu nại vướng mắc trong bồi thường giải phóng mặt bằng, vì vậy, công việc tại đây thường xuyên trong tình trạng quá tải. Bên cạnh đó Cơ sở dữ liệu đất đai thường xuyên biến động, qua nhiều thời kỳ dẫn tới việc chỉnh lý biến động đôi khi chưa kịp thời và chủ yếu thực hiện thủ công. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc chuyên môn còn chưa đáp ứng được yêu cầu...
Theo đánh giá của Sở TN&MT tỉnh Hải Dương, bên cạnh những hạn chế trên, hoạt động của hệ thống VPĐK quyền sử dụng đất hai cấp còn một số tồn tại như chưa có sự phối hợp chặt chẽ để thống nhất thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn dẫn đến tình trạng mỗi nơi thực hiện theo cách hiểu khác nhau. Nhiệm vụ xây dựng, quản lý và chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính trong toàn tỉnh chưa đồng bộ, kịp thời.
Nguyên nhân do hệ thống hồ sơ địa chính lưu giữ phải lập nhiều bộ, lưu trữ ở nhiều cấp, đòi hỏi chi phí lớn. Hồ sơ TTHC về đất đai quản lý phân tán, dễ thất lạc, gây khó khăn cho việc xây dựng và cung cấp thông tin đất đai cho yêu cầu quản lý và nhu cầu của người sử dụng đất...
Sở TN&MT khẳng định, VPĐK đất đai tỉnh đi vào hoạt động, việc cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai sẽ thường xuyên, đi vào nền nếp hơn. Sở sẽ từng bước tham mưu xây dựng, khai thác cơ sở dữ liệu đất đai toàn tỉnh nhằm đồng bộ hóa hồ sơ địa chính ở cả 3 cấp xã, huyện, tỉnh. Việc thực hiện TTHC của các cá nhân, tổ chức sẽ diễn ra bình thường, theo đúng quy trình, thủ tục cũ nên không bị ảnh hưởng gì.
Việc thành lập VPĐK đất đai tỉnh Hải Dương trực thuộc Sở TN&MT là cơ sở, nền tảng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, liên thông dữ liệu với các ngành khác, tiến tới xây dựng hệ thống thông tin đất đai quốc gia hiện đại, tập trung thống nhất.
