Nâng cao nhận thức và kỹ năng chuyển đổi số trong Quản trị nội bộ tại Nhiệt điện Duyên Hải
Xác định chuyển đổi số là nhiệm vụ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, là công cụ để thực hiện đổi mới, gia tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thời gian qua, Công ty Nhiệt điện Duyên Hải đã triển khai mạnh mẽ công tác chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực hoạt động.
Trong đó, nâng cao nhận thức và kỹ năng chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nội bộ đã có bước chuyển mình mạnh mẽ từ nhận thức đến hành động của tất cả CBCNV trong Công ty, mang lại nhiều kết quả thiết thực.
Chuyển đổi nhận thức, nâng cao trách nhiệm triển khai
Trong “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 khẳng định: “Nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số”. Theo đó, để đồng hành cùng người lao động trong quá trình chuyển đổi số, Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo chuyển đổi số để thực hiện các nhiệm vụ liên quan, phù hợp với mục tiêu, kế hoạch chung; đẩy mạnh tuyên truyền, chỉ đạo sát sao người lao động nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi số được giao. Muốn chuyển đổi số trước hết phải chuyển đổi nhận thức, tham gia vào tiến trình chuyển đổi số, mỗi người lao động cần cảm nhận, thấy rõ, nhận thức rõ về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của chuyển đổi số trước khi có hành động cụ thể để thực hiện.
Bên cạnh đó, tiếp tục triển khai các chương trình đào tạo, tập huấn về kiến thức, trao đổi kinh nghiệm nhằm nâng cao nhận thức của người lao động, các cấp lãnh đạo quản lý về cơ hội mà chuyển đổi số đem lại, nâng cao kỹ năng xử lý công việc trên môi trường số cho cán bộ, công nhân viên với quyết tâm nâng cao hơn nữa nhận thức của người lao động về công tác chuyển đổi số, gắn chuyển đổi số vào công tác chuyên môn.
Ngoài ra, Công ty cũng chủ động thực hiện các khóa học trên hệ thống E-Learning về Cẩm nang chuyển đổi số do Bộ TT-TT phát hành, Sổ tay chuyển đổi số EVN, cuộc thi Tìm hiểu kiến thức về chuyển đổi số, góp phần có cái nhìn toàn diện và rõ nét hơn để nắm bắt cơ hội và nâng cao nhận thức về chuyển đổi số, thúc đẩy văn hóa số.
Đồng thời, tích cực thực hiện tốt công tác truyền thông, giải quyết các vướng mắc của nhân viên và đề xuất Công ty khen thưởng, động viên kịp thời những tập thể, các nhân thực hiện tốt hoặc có những ý tưởng, sáng kiến trong Chuyển đổi số.
Văn phòng số - giải pháp quản trị doanh nghiệp tối ưu
Việc triển khai Hệ thống phần mềm Digital Office đối với EVN và các đơn vị trong toàn ngành điện, trong đó có Công ty Nhiệt điện Duyên Hải đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Triển khai khai ứng dụng Digital office với nền tảng công nghệ mới, giúp người dùng truy vấn, xử lý, cập nhật và khai thác dữ liệu mọi lúc mọi nơi, trên nhiều loại thiết bị như máy tính, các thiết bị thông minh, di động. Ứng dụng triệt để văn phòng số giúp lãnh đạo và CBCNV có thể xử lý, giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động, tối ưu hóa chi phí cho toàn ngành.
Nhờ áp dụng Digital Office, toàn bộ quy trình soạn thảo, ký số, phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản của Công ty đều được thực hiện trên môi trường số. Hiện tại, 100 % CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ, 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu số và được lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa.
Song song đó, các hoạt động chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nội bộ cũng được đẩy mạnh, điển hình như phòng họp không giấy, họp trực tuyến. Trước đây, công tác chuẩn bị cho các cuộc họp sẽ đi kèm với việc in ấn tài liệu, báo cáo, chưa kể trường hợp thiếu tài liệu trong cuộc họp phải mất thời gian in ấn bổ sung. Việc này không chỉ gây mất thời gian, nhân lực thực hiện và còn dẫn đến việc sử dụng rất nhiều giấy, mực in. Từ khi áp dụng Phòng họp không giấy, tất cả các tài liệu, báo cáo, số liệu phục vụ cuộc họp đều có sẵn trên các tiện ích văn phòng số như D-Office, EVN Portal... hoặc qua email, zalo…, người dự họp có thể tải tài liệu đọc và nghiên cứu trước để đạt hiệu quả trong cuộc họp. Việc thay thế các báo cáo giấy truyền thống bằng báo cáo điện tử đã giúp Công ty tối ưu hóa chi phí về văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, thời gian, chi phí vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ…
Chuyển đổi số trong công tác quản trị nội bộ của Công ty Nhiệt điện Duyên Hải đã và đang tạo ra môi trường làm việc văn minh, hiện đại, nâng cao năng lực của từng CBNV, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, thay đổi tư duy và cách làm việc, tinh thần trách nhiệm được thể hiện rõ ràng, rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và phần lớn các chi phí không cần thiết.