Điện lực Lai Châu ứng dụng mạnh mẽ chuyển đổi số trong hoạt động Văn phòng

Văn phòng điện tử
Theo đó, việc triển khai chương trình Văn phòng điện tử E-office đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp. Được đưa vào vận hành từ năm 2012 qua việc không ngừng cải tiến, đến nay PC Lai Châu đang sử dụng E-Office phiên bản 3.0, phần mềm tích hợp tương đối đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, luân chuyển và quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo, danh bạ, lịch tuần… 

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung, có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng, tra cứu thông tin…. Bên cạnh đó, Công ty cũng ứng dụng phần mềm IOffice của VNPT phục vụ cho việc nhận, gửi văn bản ngoài ngành như các văn bản từ UBND tỉnh, các Sở, ban, ngành và địa phương các cấp…

CBCNV Văn phòng Cty khai thác các tiện ích trên phần mềm Eoffice 3.0

Việc khai thác tối đa hiệu quả các phân hệ, tích ích trên phần mềm đã giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành, cũng như lưu trữ văn bản; đồng thời người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Với nhiều tiện ích đem lại do vậy chương trình Văn phòng điện tử đã được triển khai đồng bộ, hiệu quả từ cấp Công ty đến các đơn vị trực thuộc nhằm đang khai thác tối đa tiện ích.

Hiện tại, toàn Công ty đã thực hiện ký số, phát hành 100% các loại văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định của EVN, lập hồ sơ điện tử danh mục tài liệu và đưa vào lưu trữ trên hệ thống E- Office theo quy định. Hàng năm, Công ty đã thực hiện tiếp nhận, luân chuyển, xử lý một số lượng lớn các văn bản và đưa vào lưu trữ điện tử, cụ thể trong năm 2020, trên hệ thống Eoffice toàn Công ty đã xử lý 21.557 văn bản đến, 11.231 văn bản đi và lập 20.294 danh mục hồ sơ; 06 tháng đầu năm 2021 xử lý 10.590 văn bản đến, 5.354 văn bản đi và lập 10.395 danh mục hồ sơ.

Ngoài ra, tất cả các lịch công tác, lịch họp của Công ty cũng như các đơn vị hàng tuần được cập nhật trên phân hệ lịch tuần Eoffice thay cho việc phát hành thông báo, giấy mời như truyền thống. Các tài liệu, báo cáo các cuộc họp được đẩy lên hệ thống Eoffice qua đó đã giúp tiết kiệm chi phí, thời gian trong việc in ấn, phô tô, bảo quản tài liệu… và hiện thực hóa chủ trương “phòng họp không giấy”.
Khai thác tối đa các dịch vụ, tiện ích trên nền tảng số

Năm 2021, thực hiện chủ đề năm 2021 của EVN đó là “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”. Với mục tiêu tận dụng tối đa sức mạnh của công nghệ số, dữ liệu số, gia tăng hiệu quả hoạt động, đổi mới sáng tạo, tối ưu hóa chi phí, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, nâng cao năng suất lao động...; PC Lai Châu đã lập và triển khai kế hoạch chuyển đổi số giai đoạn 2021 – 2022 theo lộ trình; tăng cường đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, CNTT trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh.

Các cuộc họp, hội nghị, chương trình được tổ chức qua hội nghị truyền hình

Để đáp ứng được mục tiêu Chuyển đổi số theo kế hoạch đã đề ra, PC Lai Châu đã tập trung củng cố, hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin và viễn thông dùng riêng (CNTT&VTDR) trong toàn Công ty; hiện nay Công ty đã và đang đưa vào khai thác vận hành hiệu quả trên 30 phần mềm, ứng dụng dùng chung của EVN, EVNNPC và của PC Lai Châu. Trong đó có các phần mềm ứng dụng trong công tác quản trị văn phòng như: Chương trình quản lý nguồn nhân lực HRMS, phần mềm quản lý công việc, quản lý công cụ dụng cụ, chương trình phần mềm Quản lý nội bộ; phần mềm thi nâng bậc….; đặc biệt, năm 2020 Công ty đã nghiên cứu, ứng dụng triển khai chương trình “Bình xét online các cá nhân tiêu biểu hàng tháng (OVM)” và được EVNNPC công nhận sáng kiến cải tiến kỹ thuật. Hiện tại, Công ty đang nghiên cứu ứng dụng quét mã QR…

Bên cạnh đó, nhờ hệ thống hạ tầng CNTT và VTDR được kết nối đồng bộ; thời gian qua PC Lai Châu cũng tăng cường trao đổi, chia sẻ thông tin trên nền tảng trực tuyến như: Áp dụng triệt để việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các chương trình đào tạo, tập huấn … trực tuyến thông qua hệ thống hội nghị truyền hình, Zoom từ EVNNPC đến Công ty và các đơn vị trực thuộc. Duy trì trao đổi thường xuyên thông tin trong việc chỉ đạo điều hành thông qua các nhóm Zalo… Do đó đã tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian đi lại, lưu trú và thông tin được trao đổi thường xuyên, minh bạch, rõ ràng và đa chiều giúp việc thực thi nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác; đồng thời hạn chế tối đa việc tập trung đông người trong tình hình dịch bệnh.
Việc ứng dụng cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và chương trình Chuyển đổi số của EVN, EVNNPC  trong các mặt hoạt động SXKD nói chung và trong các hoạt động Văn phòng nói riêng tại PC Lai Châu đã được triển khai, ứng dụng mạnh mẽ, hiệu quả đã góp phần nâng cao năng lực quản trị điều hành, cải cách thủ tục hành chính, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất lao động; đồng thời góp phần phòng chống dịch bệnh Covid 19, đảm bảo an toàn cho CBCNV trong điều kiện dịch bệnh vẫn đang tiếp tục diễn biến phức tạp
Quyết tâm hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số:

Với mục tiêu hoàn thành tốt mục tiêu kế hoạch “chuyển đổi số” theo Chủ đề năm 2021 của EVN. Thời gian tới, PC Lai Châu sẽ tiếp tục tập trung mọi nguồn lực và tận dụng lợi thế sẵn có để tăng cường ứng dụng khoa học kỹ thuật, CNTT trong các hoạt động SXKD; đảm bảo vận hành an toàn, ổn định hệ thống CNTT&VTDR, đảm bảo an toàn thông tin; tăng cường tuyên truyền, đào tạo nâng cao nhận thức cho CBCNV về chuyển đổi số; đẩy mạnh nghiên cứu đề xuất các giải pháp và triển khai hiệu quả các ứng dụng CNTT; duy trì vận hành ổn định, khai thác tối đa hiệu quả các phần mềm, tích ích, nhất là trong lĩnh vực Văn phòng; tập trung hoàn thành số hóa tài liệu, hồ sơ, quy trình.

Đồng thời, nhằm tiếp tục cải tiến, nâng cao hiệu quả vận hành, dự kiến trong năm 2022 PC Lai Châu sẽ tiếp tục ứng dụng triển khai Hệ thống văn phòng số D – Office (Bao gồm cả phiên bản Web và App cho thiết bị di động) thay thế cho hệ thống E-Office3.0 đang sử dụng.

Với sự chủ động triển khai đồng bộ các giải pháp, PC Lai Châu quyết tâm hoàn thành tốt mục tiêu Chuyển đổi số trong tất cả các lĩnh vực SXKD theo lộ trình đã đề ra, góp phần hoàn thành mục tiêu Chuyển đổi số chung của EVN, EVNNPC./

Hoàng Châu